In deutschen Unternehmen gibt es ein neues Modewort. Es hat sechs Silben und beschäftigt mittlerweile Parteien und sogar die Politikforscher. Die Rede ist von der Digitalisierung. Das übermächtige Wort steckt voller Hoffnungen, Erwartungen und soll letztendlich die Antwort auf den technologischen Fortschritt in der Welt sein. Mit der Digitalisierung soll alles schneller, einfacher und besser funktionieren. Wie ein Mantra wird es immer wieder auf Tagungen und Konferenzen hinausgeschrien: Der digitale Wandel macht alles besser und schneller. Doch die schlichte Digitalisierung ohne Prozessoptimierung löst keine Probleme, sie verschlimmbessert sie vielmehr.

Prozessoptimierung ist keine Raketenwissenschaft
Doch was sind Prozessoptimierungen überhaupt? Vereinfacht gesagt sollen sie bestehende Abläufe (Prozesse) innerhalb des Unternehmens verbessern. Sind Prozesse bzw. Arbeitsabläufe optimiert, spart man Zeit und damit Geld. Nützlicher Nebeneffekt ist in der Regel mehr Kundenservice und mehr Transparenz im Unternehmen selbst. Arbeitsprozesse sind auch unter dem Namen Workflow bekannt. Ein Workflow ist ein Arbeitsablauf, der entweder standardisiert oder situativ abläuft. Der erste Schritt wäre also zu überprüfen, welche Prozesse standardisiert und welche Abläufe situativ ablaufen.

Eine ganz gute Erklärung, was Prozessoptimierung ist, kann man hier nachlesen: https://www.ser.de/produkte-loesungen/business-process-management.html

Sind alle Prozesse untersucht und in die beiden Kategorien eingeordnet worden, beginnt die Analyse. Mögliche Punkte, die untersucht werden sollten, sind:

Welche Bereiche besitzen Optimierungsbedarf?
Was muss in diesem Bereich optimiert werden?
Wie könnten mögliche Lösungen aussehen?
Wie könnte eine digitale Lösung aussehen?
Viele Unternehmen stellen diese Fragen viel zu selten und glauben, dass mit einer Software das Problem gelöst ist. Wer so denkt, hat schon verloren. Prozessoptimierung und Digitalisierung müssen in Kombination verstanden werden. Aber erst, wenn ich die Prozesse innerhalb der Firma verstehe und mögliche Probleme oder Schwachstellen gefunden habe, kann ich mit dem Suchen von digitalisierten Lösungen anfangen.
Und diese Erkenntnis ist nicht einmal neu. Sie ist uralt und hat sich in den letzten Jahrzehnten immer wieder wiederholt.

Prozessoptimierungen goes Digital
Mitte der 1990er Jahre fügte Adobe in seinem Programm Photoshop eine bahnbrechende Neuerung hinzu: Die Stapelverarbeitung. Die Entwickler hatten sich dafür die Prozesse von Fotografen angeschaut und festgestellt, dass sich viele Aufgaben wiederholten. Diese Workflows kosteten den Fotografen aber viel Zeit und damit Geld und so kam man auf eine brillante Idee: Mittels einer Funktion sollten Fotografen wiederkehrende (standardisierte) Aufgaben aufzeichnen und später beliebig oft ausführen können. Dieser Idee eines Entwicklers ist es zu verdanken, dass bis heute Prozesse innerhalb des Workflows von Photoshop optimiert werden konnten. Ganz egal, ob das Beschneiden von Bildern oder wiederkehrenden Belichtungskorrekturen: Die Stapelverarbeitung macht dies seitdem mit einem Klick möglich.

Bill Gates gilt als Erschaffer des meistverbreiteten Betriebssystems der Welt. Windows läuft auf gut 80 % aller Computer. Doch zum Held vieler Büroangestellte wurde er mit Microsoft Word. Das Programm ist bis heute die Standartsoftware für die Textverarbeitung. Warum das Programm bis heute so beliebt ist? Weil es unzählige Funktionen beinhaltet, die die Arbeit im Büro enorm erleichtert hat. Die Entwickler haben sich auf den Erfolg von Word nie ausgeruht und in der analogen Welt Arbeitsprozesse untersucht, die mit digitaler Technik viel schneller umgesetzt werden können. Ein Resultat dieser Arbeit war u. a. die Serienbrief- sowie Makrofunktion.

Es gibt noch unzählige viele andere Beispiele, die eines klar zeigen: Eine gute Prozessoptimierung beginnt mit der Analyse der bestehenden Workflows und endet mit der Implementierung neue Arbeitsabläufe. Erst im Zusammenspiel mit der Digitalisierung entstehen dann optimierte Prozesse.

Kontinuierliche Optimierung der Prozesse
Einmal optimiert – immer optimiert. Wer so denkt, hat schon verloren. Prozesse müssen stetig untersucht und verbessert werden. Das Ganze kann man sich als eine regelmäßige Qualitätskontrolle vorstellen. Wenn die Workflows gestern optimiert wurden, sind sie in einigen Monaten vielleicht schon wieder veraltet. Stellen Sie alle Prozesse jederzeit in Frage. Laufen Sie gut? Sparen Sie Zeit und unterstützen Sie meinen wirtschaftlichen Erfolg? Machen Sie nicht den Fehler, den Opel vor mehr als 20 Jahren begann. Damals verließ man sich auf den guten Ruf. Prozesse innerhalb der Fertigungsstraße wurden nicht hinterfragt, Workflows nicht regelmäßig untersucht. Die Folge waren verheerend schlechte Testurteile der Auto-Zeitschriften und massive Umsatzverluste. Opel kämpfte ums Überleben. Auch mit der neuen Kampagne und neuen Werbegesichtern verbesserte sich die Lage kaum. Opel hat sich zu lange auf die bestehenden Prozesse verlassen und diese viel zu selten optimiert. Was Sie daraus lernen sollten: Ruhen Sie sich nicht aus. Hinterfragen Sie in regelmäßigen Abständen alle Prozesse und passen sie diese dem digitalen Wandel an. Gehen Sie mit der Zeit aber benutzen sie neue digitale Tools bewusst und hinterfragen Sie den Einsatz neue Technologien. Blinder Aktionismus schadet Ihrem Unternehmen und führt am Ende dazu, dass Ihre Firma Verluste einfährt.

Chancen ergreifen und für das Unternehmen nutzen
Wollen Sie Vorreiter oder Nachzügler sein? Wissen ist Macht und das reine Nachplappern von Buzzwords wie Digitalisierung oder Prozessoptimierung machen Sie noch lange nicht erfolgreicher. Man muss die Wechselwirkung beider Begriffe und die Theorie dahinter verstehen. Was Sie in diesem Artikel mitnehmen sollten ist:

Prozessoptimierung ist keine Raketenwissenschaft
Prozessoptimierung kommt vor der Digitalisierung
Hinterfragen Sie alle Prozessoptimierungen regelmäßig
Seien Sie kritisch bei der Anwendung von digitalen Tools
Reine Digitalisierung löst keine Probleme

Der digitale Wandel verändert das Geschäfts- sowie Privatleben und stellt uns vor immer neuen Herausforderungen. Wollen Sie als Unternehmen auch in Zukunft erfolgreich sein, müssen Sie den digitalen Wandel für sich nutzen – aber bitte mit Sinn und Verstand. Purer Aktionismus löst keine Probleme. Und ohne eine Prozessoptimierung schon gar nicht. Wie Ying und Yang bedingen beide Begriffe einander. Sie müssen aufeinander abgestimmt sein. Denken Sie ganzheitlich und hinterfragen Sie Workflows innerhalb Ihres Unternehmens. Was heute noch modern ist, gilt übermorgen schon als veraltet. Bilden Sie sich ständig weiter und bleiben Sie neugierig und kritisch. Ruhen Sie sich niemals auf bestehende Prozesse aus. Nur wer sein Unternehmen fortlaufend kontrolliert und kritisch hinterfragt, wird auch in den kommenden Jahren erfolgreich agieren und den digitalen Wandel meistern.